作者：张良计

​来源：馒头商学院

编辑：善小倩

 

文章开始之前，先说一下我对职场写作的理解。职场写作和自媒体写作不一样，但又有相似的地方（本文后面会讲到）。

 

职场写作着重于清晰条理的观点。它不需要长篇累牍的故事，也不用跌宕起伏的情绪引导。相反，它需要的是客观，理智，冷静。

 

职场写作的目的，是传递价值和观点，推进事件的进行，最终提升工作效率。

 

它适用于工作中任何需要文字沟通的场景，包括且不限于写邮件，写方案，写报告等等。

 

今天这些心得，并不能教你如何写出10万+ ，如何挑拨情绪，如何制造争议，如何煽风点火。这些Boy 也教不了。

 

但它们能教你如何用专业的方法清晰、有逻辑地表达自己。一旦掌握，你会发现自己的思维水平也能潜移默化地提高。

 

关于职场写作，我的心得分为一个原则，两个技巧，三个提醒。

 

 

一个原则：对上精简，对下精细

 

面对上司老板的文字写作，一定要精简。因为老板的角色是把控方向，做出决策。所以一定要提纲挈领，不要废话。

 

在写作之前，心里就要想好：什么样的信息是老板需要看的？看完之后我希望老板有什么想法？

 

比如一份营销活动的结案报告。你带领团队做出一个非常棒的活动，给产品销量带来了三倍的增长。

 

你迫不及待想把这些成果告诉老板，洋洋洒洒写了几十页PPT，结果老板看完不知道这次活动的亮点在哪里，为什么会给销量带来增长。

 

相反，他只看到你把做的事情全都事无巨细地罗列出来，翻到第五页就已经看不下去

 

问题出在哪里？你没有抓住老板的核心需求。

 

结案报告的目的，是让老板了解活动的成果，找到成功（或失败）的原因，以及对未来的指导意义（比如，应不应该再花钱做这种活动？）。

 

再加上老板肯定都是大忙人，啰里八嗦的文字，只会让他觉得你没有能力。一个优秀的下属，要帮老板做过滤器，而不是做传声筒。写给上级的东西，重点讲问题，原因，方法，启示。少去讲现象，常识，故事，道理。

 

比如你可以采用三段式写法：

 

a）取得的成果：

产品销量提升三倍；

 

b）成功的原因：

发力电商渠道，为本次活动带来超过70%的流量贡献（精简列出活动的亮点内容）；

 

c）启示：

建议逐渐转型电商渠道，弱化线下门店的投入；

 

用这个逻辑去编写你的报告，不用超过10页。老板10分钟之内就能知道你的想法是什么，剩下的时间他会慢慢考量。

 

而面对下属的文字写作，就要做到精细。因为下属的角色是服从和执行。这时你的文字要具备极强的指导意义，甚至要像产品说明书一样详尽。

 

在写作之前，你需要考虑：我的要求是否说得足够清楚？下属看了会不会有疑问？

 

比如写一封安排工作的邮件。错误的写法，是为了省时间，三言两语交代完毕，剩下的全靠下属的悟性。比如下面这样：

 

Andy，请帮我找一下国内汽车行业最近几年的销售资料，周五开会的时候要用。谢谢！

 

这种邮件，下属看了会心里发毛：

 

Excuse me?资料要哪些年份的？国产品牌还是合资品牌？线下销售还是线上销售？二手车交易算不算？......

 

任务如果这样布置下去，多半收不到满意的回馈。因为这个需求太宽泛，让人无从下手。

 

正确的写法是怎样的呢？

 

Andy，下周五有一场重要的客户提案，我需要你帮忙找一下国内汽车行业的销售数据资料。具体要求如下：

 

1. 数据范围：近三年内国产主流A级车在大陆的销售数据；

 

2. 涵盖渠道：品牌4S店及第三方汽车电商平台；

 

3. 时间：这周三我要看第一版；

 

4. 提交格式：PPT；

 

有什么不清楚的随时问我，非常感谢！

 

这样写，就把任务的范围全部框地死死的，让对方没有任何疑问，只管放手去做。这是不是节约了一大把来回沟通的时间？

 

有人会说，写那么详细是把下属当三岁小孩儿啊，以为他啥都不知道。

 

这点我不同意。一个合格的上司，要保证自己的文字具备可操作性，而不是充满假大空的套话。

 

这和下属的理解能力无关，看不明白是他的责任，但没写清楚是你的责任。

 

这就是职场写作的重要原则，对上精简，对下精细。

 

讲完了“道”，接下来讲“术”。那么如何修炼自己的写作技巧？

 

两个方法: 反复模仿，勤于练习

 

写作一定是实践出真知的技能。上再多课，看再多理论，自己不去写，永远学不会。

 

擅长写字的人，往往具备强大的语感和遣词造句能力。一句平淡如水的话，他也能写得妙笔生花。

 

我在刚入行的时候，写的话平铺直叙没重点，丝毫激发不起阅读的兴趣。我的老板为此批评过我很多次，说我写的文字“无聊透顶”。而他却总能将普通的内容转化成精炼又不失趣味的文字。

 

比如我写：

 

阿里巴巴推出无人便利店，顾客刷脸就能支付结账。

 

他写出来的是：

 

你的“脸”是最好的钱包。

 

再比如我写：

 

互联网杠精：一群没事喜欢抬杠的人。

 

他写出来的是：

 

杠精文化：我们天生爱找茬。

 

同样的内容，用不同的方法写出来，效果完全不一样。而我呢，就去偷偷搜集他写的东西，拿回去研究。

 

我开始模仿他的写作技巧，比如用第一人称来增加文字的代入感，用罗列数字来代替啰里八嗦的内容陈述，用金字塔原理来规范文字段落等等。

 

在日常工作中，我抓紧每一个机会去运用这些技巧。写邮件，写短信，写PPT，写报告，我都不断实践，再根据受众的反馈来调整。

 

久而久之，最后就形成了自己的风格。

 

很多人问我，为什么你写品牌营销的东西这么专业？

 

因为我看过许多品牌营销的大师是怎么写的。我只不过学着他们的文字和语法，在日常工作中不断练习罢了。

 

哪怕我在微信上发一个长信息，都会先考虑文字的段落结构，是采用总分还是分总，每段文字的核心信息是什么，对方看了是否觉得绕弯子等等。我把别人的写作技巧变成了自己的写作习惯。

 

如果不想自己去钻研，上写作课程也是不错的选择。现在很多优秀的公众号运营者都会教写作方法，虽然学完之后不一定能写出10万+，但里面一些经验和技巧是值得借鉴的。

 

比如文章起标题的方法，这和职场中写PPT的标题是一个道理。你递交出去的方案，如果PPT每一页的标题都写得不吸引人，怎能让读者愿意去看下面更多的内容？

 

再比如文章的配图，讲究文字意境和图片内容的契合。这跟做演讲时，用极简的文字和精致的图片来传递信息，是一个道理。

 

看上去这是文字写作，实际上是设计信息的表达（如下图）。

 

|设计你的信息表达

 

只要是写字，管他是写爆文还是写报告，都有相似的技巧。在哪里学到技巧不重要，重要的是你能否举一反三，将同一种技巧延展运用在其他领域里。这才叫真正学会了。

 

无论是模仿他人，还是上写作课程，想要提高自己的写作能力，都需要大量的知识输入。

 

观察优秀写作者的写作方式，表达技巧，文字修辞手法，然后不断练习，比对修改。时间久了，你也能找到自己的写作风格。这才是精进写作的正向循环。

 

讲完了技巧，最后Boy 再分享一些职场写作的要点。

 

 

三个提醒：适应语境，积累词库，克制情绪

 

a) 适应语境

语境，即写作文字的环境。不同语境下，文字的风格要有所不同。

 

写邮件的语境，是工作沟通，任务安排。在这个语境下，文字要简洁干练。

 

不要堆砌比喻句，也不要用华丽的形容词。哪怕写出来的文字干巴巴，但只要讲清楚问题和下一步规划，就是合格的邮件。

 

写总结报告的语境，是回顾过去，展望未来。面对的对象是老板，那么就三言两语切中要害。

 

它可以比邮件的篇幅更多，但并不意味着你能够放开胆子去讲故事。相反，你更需要时间去深度思考问题，不要写表象，而要写洞察。

 

写提报方案的语境，是解决特定问题，并且提振对方的信心。那么你的文字就要充满激励感，不要平铺直叙。

 

适当加入振奋人心的词语，让听众首先从文字上就相信你是对的那个人。

 

总之，语境关注文字叙写的对象，沟通目的和语言风格。在日常工作中，不断归纳总结，不同语境，不同写法。

 

b) 积累词库

不同的行业，都有自己行业内特定使用的词语。想要让自己的职场写作更专业，那么就背熟这些专业用语。

 

以我自己为例，我做的是广告营销。平时每天我都会看广告营销行业的专业文章，案例分析，行业探讨等等。

 

看多了，我发现有许多高频使用的词汇，比如“精准投放”、“消费者画像”、“购买决策流程”等等，我就把它们一一记下来，放在我的词库本里，

 

在未来写作的时候，我会不断“强迫”自己去使用这些词汇。

 

比如表达“媒介投放需要根据受众属性来进行定制化的信息推送”，我就会强迫自己使用“精准投放”这四个字。久而久之，强迫变成习惯，习惯变成自然。

 

积累自己的写作词库，它们是你的文字“弹药库”。

 

c) 克制情绪

文字也是有情绪的。细心的读者，能根据文字来感知到写作者背后的心理变化。而我们要尽量避免在文字中流露出个人情绪，以免影响读者对信息的判断。

 

比如你想让同事帮忙做一份方案。这本是一次正常的部门间合作，可有的人写出来的需求却带着盛气凌人的味道，有的人写出来又带着呆呆的萌感。

 

这样的文字都会透露出写作者的心性，进而影响到对方对你专业性的误判。

 

一封专业的合作需求邮件，写清楚背景，目的，时间，必要时提及一下对方部门的老板，最后以礼貌的敬词收尾。

 

不要让对方产生任何与工作无关的遐想，这是所谓专业。

 

记住，写出来的文字，能反映出你是什么样的人。

 

在职场写作中，理智要优于情感。这是和写鸡汤文最大的不同。职场写作并不用煽动情绪，而是要有理有据。

 

关于这一点，有一个办法，就是写好之后发给朋友们看一看，看看他们能否从字面意思上揣度出你写作时的心情。

 

最佳标准，是大家看完之后都觉得你客观冷静，而不是开心或不开心。

 

以上就是今天关于职场写作的一些心得，希望能对大家有所帮助。

 

— end —