【作者】古尔浪洼

【来源】古尔浪洼的职场江湖

【编辑】善小倩

1

建立个人工作

标准化的必要性

 

我刚刚参加工作的时候，是在一家公司的电镀车间里。那时候，国内制造业生产线的自动化程度还比较低，上下件操作的时候，基本都是手工。

 

我每天从早上 7:40 进车间，中间除了吃饭，晚上 8 点以后才能离开车间。如果遇上赶货，还得加班，所以晚上十点是常事。

 

甚至有些时候，会上连班，所谓的连班就是从前一天晚上一直上到第二天早上，在车间的时间超过 24 小时。

 

在如此长时间的操作中，我们大部分时间都是在不停地动手。我记得，工作间隙，有同事问我：你现在最想干什么？

 

我的回答是：给我个凳子坐几分钟。

 

那时候我们是站着作业的，我觉得如果在工作的间隙，能给我个凳子坐上几分钟，可真是莫大的幸福啊。

 

虽然工作量如此大，其实真正的工作内容并不复杂，就是不断把零件拿上去，取下来，拿上去的时候，拧紧 64 个螺丝，要取下来的时候，松开 64 个螺丝。坦白而言，做为一个操作工人而言，这种工作其实是没有多少技术含量的。

 

即便如此，我还是在复杂的操作中，总结出了一些作业文件和上司及同事没有教过的技巧，将单手作业改成了双手同时作业，这使得我的操作效率比别人提高了 50% 还有多。

 

这样，每次操作的时候，我竟然真的能比同伴快 1 分半完成。这也就是意味着我可以比他们多 1 分半钟休息。

 

后来，我慢慢成长起来，去做我之前非常羡慕的管理岗位的工作。直到那时候，我才理解，原来我的工作效率之所以提高那么多，是因为我将之前的操作内容标准化和体系化了。

 

比如，在拧螺丝这件事情上，以前上司教我，16 个产品，在拧的时候，左手要扶着产品用右手拧，每个产品要松动或者旋紧 4 个螺丝。

 

后来我发现，这种做法其实是挺浪费的时间和效率的，于是规范了拧螺丝的动作，变双手同时拧两排产品右边两个螺丝，待右边松开后，改为右手拿产品，左手拧螺丝，将产品从上到下依次拿下，这样我的两只手同时作业，没有任何浪费动作这样，我还实现了双手的同步化作业，所以效率就高了一倍。后来，我的这个方法被规范为这个岗位上的标准工作方法。

 

这种对自己的工作标准化、体系化尽量减少浪费的经验，后来，也被我带到了我的管理工作中。

 

可能很多人有个误会，以为只有在一线的操作人员，如制造业的工人、物流公司的派送员等等操作类型的工作，需要将作业过程标准化和体系化。

 

但其实不然，据我的观察，商务人士和管理人员在具体工作中，70% 以上的工作，其实也还是属于操作类的工作，比如准备资料，录入或调取数据，写邮件等等，这些几乎都不算是思考类工作。他们真正的思考类工作时间，还占不到整体工作量和工作时间里面的 30%。

 

从这样的角度讲，做为商务人士和管理人员，对自己的工作进行分类，并标准、体系化，或者如我上面所述的，在作业的过程中实现同步化，其是大有必要的。

 

2

建立个人工作

体系的方法和技巧

 

那么，怎样对个人的工作体系化呢？

 

简单而言，就是说，我们要把自己东一榔头西一棒子分散在不同时间段、不同类型工作中的同类型工作，进行重新提炼和综合，成为具有共性的模块。

 

这样以来，我们可以减少工作过程中，为各种割裂的时间和事情的思考时间，以及做类似事情的重复时间，从而大幅度提升自己的效率，提高工作的质量。

 

具体怎样分类呢？很简单，将我们日常中各种要做的事情统统罗列出来，然后依据其特点，分类。一般可分为两类：

 

1、操作类：

 

所谓操作类，是指那些不用动脑子就可以处理的工作，如：资料归类、登记账本、录入数据、准备会议、整理书桌、寻找工具等等类型的工作。

 

2、思考类：

 

所谓思考类，是指需要懂脑子才能完成的工作，如：写业务计划、设计项目解决方案、对财务报表进行分析，做问题分析等等。

 

类型分完之后，下一步要做的，就是如一线的工人一样，将操作类的工作标准化和模块化，在工作的过程中尽量追求同步化。

 

这样，我们的操作类工作效率就会被大幅度提高。下面，我们就以邮件为例，来示范。

 

邮件是商务人士和管理人员每天一定会做的工作内容之一。无论是上下级的信息传达，与客户的沟通，与同事的协调，邮件都是我们日常工作中，不可或缺的重要沟通手段。但也恰恰是阅读邮件，回复邮件，非常浪费时间。

 

怎样才能从繁琐的阅读、撰写、回复邮件中脱开身，有时间去做思考的事情呢？很简单，我们将邮件的处理规则和过程做如下调整，标准化。

 

1、立即回信。

 

我们花在邮件上的时间，一般有三块，看信时间，思考怎么回复的时间，写回信花费的时间。

 

很多人易犯的错误是，看一下邮件，不立即回复，而是去忙其它的事情，等忙回来，回复的时候，又得看一遍。如果中间他再被别人打搅一下，还得重复理思路，浪费半天去接续思路，再看一遍。其实这些都是在浪费时间。

 

最简单有效的方式，就是读完立即回复。

 

因为一般在读邮件的同时，我们就会思考。其实读完，应该怎么思考也就同时成形了，之所以不立即回复，是养成的习惯不好。

 

所以，在回信这件事上，你干脆将自己的作业方式规范为：立即回信。标准化，固定下来。效率自然就高了。

 

2、零秒判断。

 

很多人在处理邮件中易犯的另外一个错误，是花了太多时间去思考。

 

其实这个大无必要。邮件传递的初衷，就是为了快捷，快速通知或者告知一个人相关的信息。

 

我们要做的，也应该是快捷地告诉或回应对方。

 

从这个角度讲，处理绝大部分的邮件不需要收集太多的资料，而是根据邮件所提供的信息和资料，可以快速判断。

 

如果实在是马上处理不了，就立即回复，告知对方，自己已需要多长时间去准备资料或什么时候能答复对方。

 

这样的好处是，将信息现场做了判断，对方和自己都知道下一步做什么，而不必再返回头重复看邮件，浪费时间。

 

3、写或回复邮件尽量短。

 

是的，短，越短越好。既然商务和工作邮件是为了传递信息而存在的，那就做到一份邮件一眼看明白。要达到一眼看明白的效果，只有一个方法，就是：短！

 

如果是写给别人的邮件，尽量不超过 20 行，也就是一眼从头看到尾的长度。除非要解释，或者追加，如果只是告知类，或者回应类的邮件，回复邮件一句就够了。

 

如果需要追加、告知或回应，遵循同样的道理，不超过 20 行。这不仅有助于阅读和处理邮件效率的提高，也能帮助提高自己的表达能力。

 

4、提供两个以上选项。

 

写邮件给别人，或者回应邮件给别人，目的都是为了沟通。

 

为了达到快速沟通，达成一致的效果，告知类的，将目的讲清楚就行。如果是协商和征求答案类的，则最好提出方案。

 

减少讨论最有效的方法，就是不讨论。

 

比如，如果是协商开会，直接给出你认为自己和对方合适的两到三个时间段，这样，对方只要选一个就行了。如果是给对方建议或参考答案，也同样给出两到三个，这样，你充分表达出了你的观点，而对方也可以明确知道你的答案是什么。

 

在邮件中，尽量不要写又长又臭的文章，也不要写模棱两可的回应和答案。这样，既能减少对方思考的时间，又可以杜绝对方反复追问的机会，对谁都省时间。

 

5、不过夜原则。

 

不管是重要的含有重大方案资料传递的邮件，还是简单的沟通邮件，原则上，都执行不过夜原则。

 

长则可半页，短则只要一两个字：如阅、知道、明白之类。

 

不管长短，你都应该尽量在下班之前回应完毕。这样一来，对方和自己都不必再花额外的时间沟通。

 

如果是遇到出差，或者自己有其它的事情忙耽误，无法在下班之前回复，则至少要在当天晚上休息之前回应完毕。这样，不管是自己，还是对方，都可以将未尽事宜，在第二天一上班的时候，列入新的工作日程。

 

3

用体系式思维构建和培养

自己的良好工作习惯

 

每个人的工作内容是不尽相同的，因此，在实际的操作中，我们不应该只是生吞活剥我上面这样的方法，应该是基于自身的特点，自己工作的特点，用体系式的思维，去构建适合于自己的方法，从而培养出自己良好的工作习惯来。

 

在这里，我根据自己的理解和经验，梳理一下体系式思维的要点。

 

1、不依赖能力与感性。

 

人的能力越强，就越不擅长依赖体系。但问题的关键是，能力是有边界的，边界范围内的工作，其效率和质量的提升，靠的其实不是我们错误以为的能力大小，而是效率和技巧的应用。

 

同样的时间或者资源限制下，效率越高，彰显出来的能力就越大。从这个角度讲，有效利用体系式思维，其实可以扩大自己的能力边界。

 

2、不依赖意志力。

 

人的天性是懒惰的。诚如上面所说的，如果你不给自己限制写邮件和回复邮件的行数，你就会自由发挥，不受限制，越写越长，其实这是一种时间和资源的浪费。

 

同理，如果你不限制自己回复邮件的时间，你肯能会拖长回复邮件的时间，从而影响到别人和自己的工作效率和质量。

 

所以，设置起码底线，束缚住自己不良的习惯，尽量发挥出自己好的东西，有助于我们降低对意志力的依赖，减少心情和情绪对工作的影响。

 

3、不依赖记忆力。

 

记忆力是最靠不住的，因为我们会被打搅，打断，被影响。尽量依靠可以帮助自己提升记忆力的方法，如表单、表格、电脑工具、APP 软件等。

 

这样，我们的压力就不会都积压在记忆这跟弦上，让它绷得过紧。这样，我们可以去多做一点其它价值更大，更有意义的事情。

 

我希望我总结的这个个人效率的解决方案，对您也一样有价值，有用。