【作者】张晓燕

【来源】人人都是产品经理

【编辑】善小倩

 

当谈到项目经理的工作职责时，很多人脑海里蹦出的第一个词就是“做计划”。的确，项目经理的日常工作与计划这个词密不可分。

 

本文中所讨论的“计划”特指“项目进度计划”，笔者将分享一些在做计划时的实践和感悟，供大家参考和借鉴。

 

一、计划是什么？

 

PMP的定义中，项目进度计划展现活动之间的相互关联、以及计划日期、持续时间、里程碑和所需资源。

 

可见：计划不是简单地只有时间节点，其中包含了依赖关系、任务估算、目标分解和资源日历等众多内容；而且在计划的背后，隐含了时间、范围、成本的相互制约和平衡，干系人的沟通与确认，最长路径识别与风险管理等等。

 

做计划着实是一种整合的艺术。

 

二、我们为什么要做计划？

 

笔者认为，计划其实是团队对于目标的承诺。

 

团队对计划的看法，其实就是对“目标”和“承诺”的重视程度。

 

为什么要做计划，笔者认为主要原因有以下几点：

 

• 团队对于产出需要有时间目标和心理预期；

• 团队需要对交付时间达成一致并作出承诺；

• 团队需要计划来对未来工作进行合理规划；

• 通过计划和实际之间的偏差统计，可以帮助体察团队状态。

 

三、我们如何做计划？

 

在笔者经历的“智能医疗”和“网易大数据”两个项目中，分别采用了“固定范围，灵活时间”和“固定时间，灵活范围”两种不同计划方式。

 

1. 固定范围，灵活时间

 

这种方式需要明确版本范围，依据范围进行任务分解和估算，然后通过任务的依赖关系、资源的安排情况来进行规划，从而得到项目计划。

 

这种自上而下的小瀑布模式，在传统项目管理中被普遍采用，团队接受度也普遍较高。当发生变更或实际和计划发生偏差时，往往延迟版本发布。

 

其缺点也比较明显：如目标容易不聚焦、变更的影响往往较大、容易采用加班、降低质量等手段来追赶进度等。

 

2. 固定时间，灵活范围

 

这种方式也称为固定时间盒，时间计划已提前规划好，然后依据时间盒来确定需求范围。

 

四、做计划的过程中会遇到哪些问题？

 

笔者目前在项目中采用固定时间盒的计划方式，在做计划过程中遇到的问题和采取的解法如下：

 

问题：团队反馈某项功能在一个规定的时间盒内做不完，团队要求延长时间盒

 

解法：

 

如某项任务估算较大，可能需要更合理地进行WBS，同时任务粒度拆分也有助于降低风险。同时需要明确“时间盒不等于上线”，一个时间盒内可以多次上线，一项任务也可以持续多个时间盒。

 

问题：版本间的功能总是有差异，如何使每个阶段的盒子固定下来呢？

 

解法：

 

时间盒的固定，可以依据历史经验、团队评估、或对交付频率的要求来确定，对于需求、交互、视觉等设计阶段，因其特殊性可进行少量协调，原则上需保证开发阶段时间盒的一致性。同时，团队往往容易陷入依据范围来确定时间的工作模式，需要及时调整和纠正。

 

问题：如果实际进度已经延期了，是否需要调整计划？

 

解法：

 

如果实际进度延期较严重，建议调整版本计划，并标明调整原因。若少量延期也可不做调整，后续阶段追赶达到目标（注意对于时间目标不可变的情况不适用）。

 

问题：版本过程中需求变更频繁，导致延期严重。

 

解法： 

 

固定时间盒的原则就是依据时间来调整范围。当固定的时间盒已经排满，若塞进更重要的东西，则需要拿出不那么重要的东西，一直塞的结果是盒子爆掉、任务一直做不完、版本一直延期、产出的目标和质量都不如人意。

 

五、计划如何做的更好？

 

如果迭代频率合适、延期率很低、任务拆分明确、工作量估算合理，就是好的计划吗？项目计划如何提升和改进呢？

 

1. 围绕目标

 

项目计划一定要与项目目标强关联，合理的计划一定是为达成目标而服务的。

 

比如：

 

项目处于时刻变化的市场环境中，那么评估项目计划的标准一定是对于需求变更的反应程度，团队是否可以适应变更并快速调整，才是关键；

 

如果安全性和稳定性是项目目标，那么项目计划需要尽可能细粒度，每个节点的责任人和交付时间都需要明确，同时输入输出标准需要严格把关；

 

如果项目涉及到多团队合作，那么在计划中体现各环节的衔接，保证对团队对计划达成一致就很重要。

 

因此，衡量项目计划的标准，一定是要保证在合理的时间内，做真正重要的事情。

 

2. 接受变化

 

传统的瀑布型项目中，项目计划往往细致而严谨，每一个节点都要保证按期交付，如果实际进度有偏差，一定是通过进度调整来保证按计划进行。

 

而在敏捷的理念中，事情必然会发生变化、需求必然会发生涌现，进度不是关键，如果发生了变化，比如需求变更、范围调整、团队变化、甚至是目标变更，更合理方式一定是调整计划，甚至推翻原有计划重新来做。

 

但是这种变化不是随意的，一定需要对每一次调整进行总结和反思，来逐步优化改进。

 

3. 看的更深

 

每一个项目计划的背后，包含了时间、范围、成本的相互制约和平衡，干系人的沟通与确认，最长路径识别与风险管理等等。

 

每一个时间点背后，一定隐含了一项或者多项最关键的因素。

 

当某一个环节出现问题、某一个节点延期，需要看到背后的原因，并从项目计划中分析带来的影响，从而做出最合理的决策来解决现有问题。

 

并非所有问题都会对项目本身的完成产生根本性的影响。

 

项目的逻辑在于，使用较低成本，较快较好的完成既定目标。抓准主要矛盾，适当取舍，才是最佳的解决方案。