线下活动策划必备的17张表格!(文末领取)


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2星期前

为大家总结了17张表格,用来管理整个策划的活动。

1.策划方案品控表

这个表格的作用是帮助你厘清方案的所有需要考虑的事项,从方案内容到方案的排版,涉及到的板块有很多。
大概可以从框架结构、核心亮点、方案效果执行、版面设计等4部分去考虑,
比如在版面设计这一个层面就可以去挖掘很多细节。

长文段是否有列点单行显示,且单句不宜过长

文段另起一行时是否有保证词语在同一行

文段的标点符号用法是否有统一

英文单词是否大小规范书写

方案字体是否统一规范

文件名命名是否完整规范

内页标题文案有无遵循统一句式

版面能否做到一目了然

2.物料设计品控表

对于一场活动来说,除了整个活动流程设计、创意设计的把控外,还有一项很重要的部分,就是物料设计。

在物料设计品控这一层面,不单单有线上的设计物料,还有线下的设计物料。

比如线上的设计物料可能有:倒计时海报、朋友圈九宫格海报、推文版面设计等。线下物料可能有:海报、易拉宝画面、 KV延展、各种证件的设计等等。

所以,当我们做物料设计的时候,一定要对上述物料的设计细节考虑清楚。

其中不仅仅要求设计师对物料设计有足够的把控度,对于AE/AM来说也同样重要。

因为一般公司的工作流程是AE/AM将设计需求对接给设计师,然后出图后AE/AM再去工厂制作。

3.物料设计时间推进表

对于一个线下活动策划来说,本质上是一个项目。

项目其中比较重要的一项是时间管理,作为一场大型活动,除了对项目进行总控外,对各个分项的进度管理也十分重要,比如对于物料板块,也需要及时的推进。

时间进度表的设计主要是依托于甘特图作为原型,有明确的截止日期和里程碑日,具体设计可以参考下表。

这个表格有着明确的项目名称,以及工作细项,开始截止日期,具体设计进度的规划,相关责任人等关键信息。

4.活动场地指标检查流程表

线下活动的一个关键因素是场地的选择,对于场地的选择很多同学考虑的并不是周全,除了场地本身需要满足活动需求外,还有一个重要因素是场地的周边配套也要契合活动的要求。

举个例子:在这个表格中,除了场地本身相关指标的考核,还对场地外设施做了考量,比如场地外的地铁站、交通是否方便?以及周围的餐厅密度等等,都做了十分精细的规划。

这个表格可以作为场地选择的一个标准文档,建议大家收藏下载。

5.活动预算表

活动预算表,在任何线下活动策划都是需要的,具体表格设计可以根据自己的需求来设定。

比如下面这个活动预算表的设计,除了各种物料的明细外,还包括了使用方式,是直接购买还是租赁,不同的方式价格是不同的,并且还要包括工人的费用,以及当天是否包含午餐等等。

6.活动人员联系表

一场线下活动,特别是在执行的过程中,不可避免会产生大量的沟通,这就很容易出现问题,比如找不到人,比如不知道谁负责什么,造成整个执行过程中的混乱,这就需要一张表格统筹这整个活动,所以活动人员联系表在执行过程中尤其重要。

具体选项的设置可以参考上图,每一项都要有不同的负责人,并且最好有第二负责人,防止当时找不到人。

7.物料分工及现场执行表

这个表格主要是从活动开始到活动结束,按照不同的类别将相关人员分类,不同的人员负责不同的模块,并且在不同项目中标记了该项目的注意事项以及相关的要求。

8.活动搭建工程现场验收清单

这个表格主要应用在活动现场搭建完毕后的一个验收考核,我们的要求一定是要高于甲方要求的,因为我们是专业的,所以在验收的过程中一定要仔细检查,发现问题及时解决。

9.策划团队内部撰稿表

这个表格主要解决的需求是整个活动需要所有撰写的文案,比如活动预算、活动方案、活动物料以及媒体通稿、活动主持串词等等。

整个活动需要的文案都要再这个撰稿表里有所体现。

10.活动时间筹备表

这个表格是从项目立项到项目结束的一个总控表,从活动策划到活动结束,贯穿整个项目的一个表格,用于把控项目的整体进度。

除了以上10个表格外,还有很多表格用于管理整场活动,在这里就不赘述。

总结一下:

对于整个活动来说,表格管理必不可少。

但是除了这些表格外,更多的是应该具备一种“表格思维”。

意思就是当你遇到一个非常庞大且琐碎的项目,能够将其系统化、条理化,并且相关的项目组成员也能够立刻了解该表格传达的核心信息,这一点是最总要的。

我们提供了17张常用表格的下载,覆盖了整个活动中的主要应用场景。

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