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来源| 姑婆那些事儿 ID:gupo520

作者|欧开磊


现如今,越来越多的人开始认识到知识管理的重要性,然而对文档知识库的管理本身却是件极其耗费时间精力的事情。这时,一款好用的知识管理工具往往能让人如虎添翼。相比个人文档管理,团队文档管理才是难上加难。除了文档的整理归类、安全存储,还涉及到权限管理、文档协作等更多的需求。


团队文档类工具如此之多且功能各异,很多团队或中小公司在挑选的时候眼花缭乱。作为一个工具控,我就来盘点一下当下比较主流的团队文档类的工具,帮助大家选择最适合自己team的工具。


一. 对团队文档管理的需求:存储->管理->协作


团队对文档管理的需求分为三个层面。首先要满足团队文档的存储需求,当然同时要保证存储安全;其次是文档管理,团队文档杂多,要能够进行多级目录分类以方便检索,此外还要求能够对成员权限和文档权限进行设置,保证文档安全不泄露;最后,是满足多人团队对协作的需求,很多时候一份文档需要很多人一起来修修改改,这时候协作功能就能帮助团队大大提升效率。


二. 对比纬度详细介绍


我的盘点会以上述三个大需求点为主要纬度,对各款产品进行对比。在此先介绍一下每个纬度内细分的功能要求,以整理需求,好在下一部分中能更有针对性的找到自己需要的工具。想直接看产品对比的朋友可以跳过本部分。


1. 存储

存储首先要求足够的存储空间,其次要求技术安全。

现在市面上团队文档管理工具备份数据用的比较多的是AES-256加密标准,此算法被军方和金融行业广泛使用。

网络传输上,一般采用了SSL加密通道或HTTPS加密技术来保证传输的安全性,这两者一般应用于网银及支付系统的传输。


AES-256安全吗?

知乎的@黑照 是这么回答的:

如果1秒钟尝试20亿亿次不同的组合,那么所需时间远远大于太阳的寿命:

2^256>2^(10*25)>10^(3*25)=10^75

10^75/(20*10^8*10^8*86400*365)=10^58/86400/365/2>10^50年>>>太阳寿命6*10^9亿年

(原链接:https://www.zhihu.com/question/34563299/answer/59176478)


也就是说,就备份技术而言,今天我对比的产品的安全性都是能够得到保障的。


2.管理:团队管理和数据管理

(1).团队管理

提供的帐号数量上限要大于公司人数;

能够建立公司组织架构,从而根据不同层级部门来管理不同团队的文档;

能够对成员进行不同的权限管理,保证可控。

(2).文档管理:

能够进行多级目录分类,以合理归类整理;

能够对文件权限进行设置,来保证文档不泄露给无关内部人员;

能够对分享链接权限进行设置,以保证文件不泄漏给无关外部人员;

如果能在本地创建一个文件夹,该文件夹内的文件可自动同步到云端,会更方便管理文档。


3.文档协作

支持文档文本,即多人同时编辑一份文本,免去传输流程,以提高工作效率;

支持协作表格,满足一些简单的表格使用场景;

支持历史版本的查看和恢复,防止文档崩溃或后期内容失误造成的资料损失,最好还能查看每一版具体的修订部分;

能够对文件进行评论,针对文档直接沟通,可省去在即时通讯平台再讨论的麻烦,如果能支持对部分文字进行评论就更便于沟通;

要求编辑方式灵活,最好线上线下都能进行编辑;

部分人如PM或技术人员等有用markdown编辑器的习惯,所以最好也支持markdown,属加分项。


4.易用性:

尽可能多终端通用,来满足不同的团队文档使用场景。


三.市面上的产品对比


市面上的团队文档管理、协作类工具五花八门,经典的如国外的google docs,功能强大又有安全保障。国内的如金山旗下的WPS云文档、网易的有道云协作,协作类的如以小而美著称的石墨文档,本身在做的是文件存储,但也被很多企业用来存储管理文档的比如亿方云、坚果云等等。


不同工具的侧重点和提供的功能都有所区别,也没有最好而言,适合自己team需求的就是最好的。


1. 国外

国外的团队文档工具普遍功能强大,但于国内而言,最大的不便就是需要翻墙才能使用。即使翻墙使用,网络也并不稳定,这就间接导致了许多问题,如传输速度慢,协作过程卡顿等等。而且还限制了使用环境,只有在能翻墙的情况下才能使用团队文档。即使是不翻墙就能直接使用的MS office365,由于服务器在国外的缘故,体验也并不好。所以我个人并不推荐使用国外的团队文档类工具。


下面简述三款国外的团队文档类工具:


(1)Google Docs

谷歌这种大厂的出品,质量有保障。文件管理方便,搜索功能好用。协作功能领先,协同编辑的内容可以实时查看,协作表格尤其出色。体验感佳。但基于谷歌的浏览器即终端的理念,本身是基于web建立,所以终端不够多。


(2)Microsoft Office365

Office本家的产品,协同和编辑功能当然都好用,其他的功能也不逊色。能够用office365的邮箱实现很便捷的分享,并且能够设置权限。支持多终端。


(3)Quip

Quip看似不是大厂出身,实际上是Facebook的前CTO,也是Google Maps 团队的创建人Bret Taylor做的一款协作产品,而且团队基因也非常好。模式是即时通讯+协同办公,功能清晰。比起google docs和office365,很多人更欣赏quip的轻便。Quip在今年下半年以5.82亿美元的价格出售给Salesforce。曾经中国能用,还出了中文版,可惜后来被墙了。


2. 国内


(1)一起写


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一起写的CEO蔡建在谷歌工作了八年,害怕自己在谷歌待得太舒服以至于形成惰性,所以跳出来做了自己的产品,来解决国内办公领域的痛点。


蔡建在谷歌形成的良好工作素养在一起写这款产品上得到了很好的体现。比如注重的功能点非常明确——协同办公、多终端办公、易上手。其他的功能则不再赘入。在使用中也能体会到,一起写的协作办公功能非常强大,基础的存储功能也能做到。团队管理和文档管理的部分,则不是一起写的侧重点。但可以通过以分享链接的形式来实现权限管理。


可惜一起写的UI设计并不是很精致,对于挑剔的人而言可能有些拙陋。


官网:https://yiqixie.com/


(2)WPS云文档


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WPS云文档是金山基于WPS推出的云端服务,是“WPS+一站式办公”的一部分。既可以直接通过web来使用,也可以基于WPS客户端来使用。我个人比较喜欢web版本,不同于WPS客户端的繁琐杂乱,web版非常简单干净。


云文档的优点是非常全面,不论我上述的哪个维度都能满足。


金山有自己的金山云,存储及安全自然不在话下。团队管理和文件管理方面,也都做得很细。能够创建组织架构,管理成员权限,设置分享连接权限,多级目录管理。还能有针对性地建立团队,在团队中进行管理文档及成员。文档协作的部分,除了能够进行文档协作、表格协作,还能实现协作流程图和PPT。


小缺点当然也有,比如微信端不能直接编辑文档,又比如在所有终端都不支持非登录状态下的匿名编辑。当然,这点要看从哪个角度出发,匿名编辑不需要登录,使用起来确实方便。但是对于一个团队来说,最重要的安全性却得不到保障,追踪责任的时候也十分麻烦。所以不支持匿名编辑的功能也有他的道理,即安全优先。此外,目前WPS不支持mac版本,


另外,云文档还有一大优势:在我对比的几款国内团队文档里,性价比最高,而且功能全。这点就很诱人了。毕竟中小团队一般都不会拿出很多预算给这一方面。


官网:https://drive.wps.cn


(3)石墨文档


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石墨是一对美国归来的双胞胎兄弟做的协作文档。可能正是留学经历让他们更重视本土文化,使得石墨具有浓厚的“中国”气息。


石墨是一款典型的“小而美”的产品:切入点极小——专注文字书写,页面和交互也做得很漂亮,极具设计感。在文档协作方面,除了提供普通的协作功能,还提供了非常好的体验。也是由于专注协作,其他方面如团队管理和文档管理等,石墨并没有作为重点功能。但基础的文件权限设置和分享链接权限设置也是支持的。


石墨的文艺属性和适合深度写作的特点,让石墨非常适合注重美观的人(俗称外貌协会)、文艺青年以及文字创作者。这是石墨的优点。然而我个人看来,也正是这个原因,使石墨更像是一款针对个人的产品,而非一款to B的SaaS。


官网:https://shimo.im/


(4)有道云协作


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有道云协作是在有道云笔记的基础上推出的一款团队协作工具。


与其说是团队文档管理工具,不如说是团队管理工具。因为有道云协作的功能非常杂多,比如即时通讯(IM),任务管理栏,工作日历等等。看起来功能非常多,但是实际使用起来却并不是很好用。我个人认为还是专注某一领域比较容易打磨出好的产品,扩展是在当前领域已经做得很好的基础上再考虑的事情。


其实有道云协作的协作功能做得也不错,但是有一点让我尤其不能忍受:协作文档不能够下载/导出,只能够进行线上分享协作,而且是有道独有的note格式,很不方便。当然,如果对这点没有要求,有道云协作也是一个很好的选择。


官网:http://note.youdao.com/groupintro.html


(5)坚果云


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坚果云其实是一款云盘,主要用于存储企业文件,同时也被许多企业用于管理企业文档。


坚果云侧重文件存储及管理,支持多种文件权限及分享链接权限。文档协作方面,目前不支持多人同时进行协作,但提供间接的方式:通过新版本覆盖来实现对同一个文档的修改。对于协作功能要求比较高的团队,就不是非常方便了。但如果下载了客户端,在线上点击编辑文档,会自动在本地打开word、ppt等软件,点击保存的时候,文件也会自动同步云端。操作起来倒不麻烦。


相比起其他团队文档工具,坚果云的好处是可以存储管理企业的所有文件,而不单单针对文档。另外坚果云有一个功能非常好用,即在PC本地(如D盘等位置)创建一个“同步文件夹”,这个文件夹里的所有东西都会自动存到云端。


团队版是使用公有云进行存储的。但是除此之外,坚果云还为企业版提供私有云服务。


官网:https://www.jianguoyun.com/


(6)亿方云


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亿方云也是一款团队云盘,在本次对比中跟坚果云比较相近,主要领域都是文件存储跟管理,且协作功能不是很完善。不过就功能而言,相比起坚果云我个人倒比较喜欢亿方云,功能更全面,比坚果云多了文件评论、检索全文、锁定文件、文件检阅等更细化的功能。


官网:http://www.fangcloud.com/


3. 综述

上述就是我对比的六款产品。下面是我整理的一个对比这6款功能的表格,可以详细地查看各产品的功能,来挑选最适合自己的一款。


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我来把上述表格简单总结一下:


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打勾表示这款工具在这方面较为好用,但没有打勾也不代表这款工具不具备这个功能,只是可能在某方面稍弱于其他工具。

当然,所有的协作类工具都只适合基础的文档操作,比较复杂的功能,如excel的公式、PPT动画的制作等等,还是本地用MSoffice更现实。


4.免费版总结

我个人认为团队文档管理/协作这样的工具,是能够为团队带来价值的,能够带来价值的东西是值得为此付费的。而且哪怕提供免费的存储功能,对于重要资料而言,我个人也是不能放心的。“你连一年200块都不给我,我凭什么保卫你的文档安全呢?”想想也是这个道理。我觉得就功能和性价比而言,WPS文档是十分值得推荐的。


虽然我支持付费,但我依然为大家整理了以上工具的免费版和试用,大家可以先体验一下自己看中的工具是否值得为之付费。


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四.团队文档管理建议:专人负责


一个团队的知识库是很庞大的,产生的相关文档也非常杂乱。建议指定专人来负责团队文档,进行规划和整理归类。既要鼓励成员创造添加知识文档,还要进行后期的梳理。这个角色就像图书管理员一样,不仅要引入新书,还要让书处于合适的书架上,以方便取用。如果不指定专人来管理,就会人多手杂,每个人都有自己的方式,导致团队文档混乱无序。


以上是我的个人见解,供参考。希望能够帮助大家在众多团队文档工具中选择最适合自己的一款。各产品功能更新都很快,文章以目前最新版为依据。如有错误,望海涵并指出。


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更新日期: 2016年12月27日
文章标签: 工具类appapp运营
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